Foire aux questions

 

Que vous soyez déjà adhérent ou que vous souhaitiez le devenir, cette rubrique a pour vocation de recenser les questions qui nous sont aujourd’hui le plus fréquemment posées, afin d’y apporter des réponses précises et, nous l’espérons, de nature à répondre à vos légitimes interrogations. Au cours des mois à venir, cette rubrique sera naturellement étoffée en fonction des questions nouvelles que vous ne manquerez pas de nous poser.

 

FAQ_2017

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Quels sont les horaires d’ouverture des centres ?

8h30-12h 30, 13h 30-17h30 tous les jours, sauf le vendredi (16h 30).

Les centres sont-ils facilement accessibles en voiture, par les transports en commun… ?

Chaque site donne les renseignements appropriés en fonction de son implantation spécifique.

Quelle est l'utilité de la Fiche d'Entreprise ?

L'employeur est responsable de la santé et de la sécurité de ses salariés.
Le Service de Santé au Travail joue un rôle dans la prévention et dans la surveillance de leurs conditions de travail.
La fiche d'entreprise est obligatoire. Elle est remplie par le Médecin du Travail ou par l'Assistante Technique Santé Travail (pour les entreprises de -20 salariés) qui intervient à la demande de ce dernier. Elle est établie dans l'année qui suit l'adhésion de l'entreprise ou de l'établissement à notre service et s'inscrit dans les actions d'évaluation et de prévention comme le Document Unique.
Elle a pour objectif de repérer tous les risques professionnels de l'entreprise et les effectifs de salariés soumis à ces risques. Elle indique aussi les conditions d'hygiène, les locaux sociaux, les moyens de premiers secours, le présence d'un CHSCT et des délégués du personnel, les indicateurs d'accidents de travail avec arrêt et les maladies professionnelles.
Elle est établie selon les dispositions de l'Article D4624-37 du Code du Travail et le modèle fixé par l'arrêté du 29.05.89.
Elle doit être présentée au CHSCT en même temps que le bilan annuel prévu à l'article L.4612-16 et transmise à l'employeur.
Il appartient à celui-ci de la tenir à disposition des organismes mentionnés dans l'Article D4624-40 :

- L'Inspecteur du Travail,
- Le Médecin Inspecteur Régional du Travail,
- Les agents des services de prévention de la CRAM,
- Les organismes mentionnés à l'Article L.4643-1

Est-il obligatoire pour une entreprise d'adhérer à un service de Santé
au Travail ?

L'adhésion à un service de Santé au Travail est obligatoire, pour tout employeur ou pour toute entreprise, dès le premier salarié, quelles que soient la nature et la durée des contrats de travail.

Quel service de santé au travail puis-je choisir pour mon entreprise ?

La localisation de votre entreprise va déterminer le Service de Santé au Travail auquel elle devra adhérer.
Les services de santé sont en effet agréés par la DIRECCTE (Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi) pour exercer sur un territoire déterminé (cf. notre compétence géographique, voir Rubrique Nous contacter)

Que recouvre le montant de la cotisation ?

La cotisation est un forfait annuel. Il est fonction de la catégorie de surveillance déclarée par l'employeur (simple ou renforcée). Ce forfait est indépendant du nombre de visites effectuées dans l'année pour le même salarié. Il comprend le tiers-temps du médecin, destiné, entre autres :

- à se rendre sur les lieux de travail
- à participer aux CHS-CT

Il donne aussi accès, chaque fois que le médecin du travail le juge nécessaire, aux examens complémentaires liés notamment à l'aptitude du salarié, à l'exemple des audiogrammes, des visiotests, des examens urinaires, ainsi qu'aux actions sur le milieu de travail.

A noter que la liste ci-dessus n'est pas limitative.

Pourquoi dois-je payer une cotisation tous les ans alors que mes salariés ne sont vus que tous les 2 ans ?

Votre cotisation annuelle couvre un ensemble de prestations et pas la seule visite médicale de vos salariés.

Si une cotisation a été versée pour un salarié qui est parti et qui n'a pas eu de visite, peut-on utiliser cette cotisation pour son remplaçant ?

Non, la cotisation est due pour chaque salarié employé dans l'année civile. Elle n'est pas liée aux visites médicales.

Mon entreprise cesse son activité et/ou, je n'ai plus d'employés. Est-il possible d'effectuer le remboursement de ma cotisation en cours ?

L'adhésion à notre service de santé est un engagement pour l'année entière. En signant le bulletin d'adhésion, vous reconnaissez avoir pris connaissance des statuts et règlement intérieur de l'association ST-IDF et vous vous engagez à les respecter en tous points. Conformément à ces textes, aucun remboursement ne sera, par conséquent, effectué.

Est-ce que la visite à la demande du salarié est facturée à l'entreprise ?

Non, il n y a pas de facturation supplémentaire.

Qui peut demander un rendez-vous ?

A ) L'employeur

Dès qu'il est adhérent avec un numéro d'adhérent chez ST-IDF, l'employeur doit adresser à l'association une liste complète de son personnel. Cette liste déclarative permet la gestion des rendez-vous par le secrétariat médical, des convocations sont adressées à l'employeur selon la périodicité des visites des salariés. Il incombe à l'employeur la tâche des demandes de rendez-vous pour ses salariés à voir, en visite d'embauche, de reprise. Les rendez-vous doivent être nominatifs. Toute demande de visite, pour un salarié qui ne figure pas sur la liste déclarative, fera l'objet d'une confirmation écrite de la demande de la part de l'employeur pour traçabilité.
La visite médicale d'un salarié doit se faire sur son temps de travail réel, ou, payé comme tel, pour être couvert en cas d'accident. Tout rendez-vous annulé hors délais (48 heures) entraîne automatiquement une facturation de 50% du montant de la cotisation annuelle par salarié).Enfin, il est possible de permuter le nom des salariés, à condition d'en avertir le secrétariat médical.

B) Le salarié

Il peut à tout moment demander à voir le médecin du travail qui le suit, mais se doit d'en avertir son employeur, et être inscrit sur la liste déclarative par ce dernier.
Dans le cas exceptionnel où le salarié demande un rendez-vous et ne souhaite pas que son employeur soit informé, son rendez-vous sera fixé en dehors de ses heures de travail.
Pendant un arrêt de travail, un salarié peut voir le médecin du travail avant sa reprise (visite de pré- reprise), et n'est pas tenu d'en informer son employeur.
L'employeur est tenu de prendre un rendez-vous pour la visite de reprise de son salarié. Si le salarié prend lui-même son rendez-vous, il a obligation d'en avertir son employeur.
Un salarié qui a été vu à bord d'un car médical, peut être vu en centre fixe, si nécessaire.

C) Le médecin du travail

D) La psychologue du travail

Sur prescription du médecin du travail.

E) L'assistante sociale

Sur prescription du médecin du travail

PS : La cotisation/forfait par personne permet au salarié d'être vu plusieurs fois dans l'année par le médecin du travail, sans un coût supplémentaire pour l'employeur.

Comment obtenir un rendez-vous ?

Vous téléphonez au numéro direct de la secrétaire de votre médecin, ou au standard en précisant le nom de votre médecin du travail.
Si vous ne connaissez pas ces éléments, vous indiquez au standard votre numéro d'adhérent, ou le nom de votre entreprise.

Votre appel sera traité par la secrétaire qui vous donnera rendez-vous et vous enverra une convocation pour le confirmer.

Puis-je venir sans rendez-vous ?

Non. Il faut téléphoner préalablement, quel que soit le motif de la demande.

Lorsqu'un salarié se présente à sa visite médicale, est-il obligatoire qu'il soit en possession de sa convocation.

Oui, c'est la preuve, d'une part, qu'il a bien rendez-vous, d'autre part que l'employeur est bien informé que le salarié est absent du fait qu'il se rend à sa visite médicale Santé Travail.

Suis-je sûr(e) d’être pris(e) à l’heure qui est notée sur la convocation ?

L’heure notée est celle de la convocation proprement dite, pas celle du rendez-vous avec le médecin. Le temps d’attente peut être supérieur à 15 minutes

Combien de temps dure la visite médicale ?

En moyenne 15 minutes, en fonction des médecins.

Le médecin est-il ponctuel ?

En général oui, sauf retards imprévus.

Lors des visites médicales, les échanges entre les salariés avec la secrétaire médicale et le médecin du travail sont ils confidentiels ?

Oui. Le médecin du travail, comme la secrétaire médicale, sont tenus au secret professionnel.

Lorsqu’un adhérent change de centre de médecine du travail, peut-il demander le transfert des dossiers médicaux de ses salariés ?

Oui, à condition de respecter la procédure définie. Tout dossier médical ne peut ainsi être transféré qu’avec l’accord du salarié concerné. A ce titre, le salarié doit remplir un formulaire prévu à cet effet. Tout transfert de dossier médical, qui s’effectue de médecin à médecin, doit être envoyé par lettre recommandée avec AR, dans le respect de la confidentialité. Il appartient à l’adhérent d’indiquer au médecin du travail son nouveau centre de santé au travail, ainsi que le nom du médecin qui aura en charge le suivi de ses salariés.

Est-il possible de permuter le jour de ma visite avec l’un de mes collègues ?

Oui, mais en contactant en amont le secrétariat médical ST IDF afin que l’assistant médical procède à la modification sur les plannings.

Pourquoi sur ma convocation est-il noté visite d’embauche alors que je suis dans la société depuis plusieurs mois voire plusieurs années ?

Pour tout nouvel adhérent et salarié, cela est considéré comme une visite d’embauche.

Dois-je toujours prévoir une visite d’embauche lorsque je recrute un salarié?

Oui, cette visite reste obligatoire, sauf si le salarié est en possession d’une attestation pourun poste similaire depuis moins de cinq ans, qu’il est appelé à occuper un emploi identique présentant des risques d’exposition équivalents, que le médecin du travail est en possession du dernier avis d’aptitude du salarié et qu’aucune mesure individuelle d'aménagement, d'adaptation ou de transformation du poste de travail ou aucune mesure d'aménagement du temps de travail justifiées par des considérations relatives notamment à l'âge ou à l'état de santé physique et mental du salarié ou bien encore aucun avis d’inaptitude rendu pour les salariés qui relèvent d’un suivi individuel renforcé, n’a été émis au cours des deux dernières années.

Quand la visite d’embauche doit-elle s’effectuer ?

Selon le Code du Travail, Art R4624-10, toute visite d’embauche doit avoir lieu au plus tard avant l’expiration de la période d’essai.

Le médecin du travail peut-il me délivrer un arrêt de travail ?

Non, seul le médecin généraliste est habilité à délivrer un arrêt de travail.

Puis-je venir à ma visite en dehors de mes heures de travail ?

Normalement, la visite s’effectue pendant les heures de travail. Si vous venez en dehors de ces heures et qu’il vous arrive un accident ou une chute, la Sécurité Sociale ne vous prendra pas en charge.

Puis-je venir à la visite médicale pendant un arrêt de travail (maladie, accident du travail, maternité) ?

Oui, mais le médecin ne pourra pas statuer sur votre aptitude tant que vous n’aurez pas repris votre travail.

Le médecin du travail peut-il procéder à des vaccinations les vaccins ou établir des certificats de sports ?

Les réponses sont diverses, parfois oui, parfois non. Il faut le demander au médecin lors du rendez-vous.

Les reprises de travail sont-elles obligatoires ?

Oui, après 21 jours d’arrêt pour une maladie, après 8 jours d’arrêt pour un accident de travail ou pour une maternité.

Suis-je obligé de prévenir mon employeur dans le cas d’un conflit avec lui, si je demande une visite en occasionnel salarié ?

Non, l’employeur n’est pas obligé de le savoir, vous êtes tout à fait en droit de demander un rendez-vous. Mais vous devez dans ce cas vous rendre à la visite en dehors de vos heures de travail, ou en posant un congé ou des RTT.

L’employeur lui-même peut-il demander une visite médicale pour son salarié dans le cas d’un conflit ou d’une inquiétude par rapport à son comportement ?

Oui, il en a tout à fait le droit.

L’employeur peut-il bénéficier d’un déplacement de car médical pour ses salariés afin que ce car vienne jusqu’à l’entreprise ?

Il faut tout d’abord s’assurer de la faisabilité de l’opération tant au niveau du stationnement que du branchement électrique et contacter l’assistante coordinatrice qui vérifiera avec l’assistant chauffeur que l’opération est effectivement possible.
Concrètement, i il faut prévoir en moyenne 12 salariés par demi-vacation et adresser une liste des salariés à voir lors de la visite médicale, au moins cinq jours avant cette visite, afin de préparer la consultation. S’il y a un changement de nom à la dernière minute, il faut contacter l’assistant médical, pour mise à jour de la liste des salariés à voir et des dossiers médicaux à préparer. Il faut aussi que l’adhérent indique s’il y a des horaires de passage préférentiels ou un jour de la semaine à privilégier. Enfin, postérieurement, la gestionnaire des adhérents doit être informée pour facturation.

Quelle est la démarche à suivre en cas d’annulation d’un déplacement de car payé pour l’année en cours ?

L’adhérent doit concrétiser sa demande d’annulation par mail ou courrier écrit et préciser le motif de l’annulation, auprès de la secrétaire médicale. Cette demande sera ensuite transmise à l’assistante coordinatrice ayant en charge la planification des unités mobiles ainsi qu’à la gestionnaire administrative adhérents en vue d’établir  éventuellement un avoir après étude du dossier.

Que faut-il faire pour bénéficier d’une journée de car supplémentaire ?

L’adhérent doit formuler sa demande par mail ou courrier écrit adressé à la secrétaire médicale. Il doit également fournir les éléments nécessaires au passage de car supplémentaire : périodicité, journée,demi-journée, liste des salariés à voir. Cette demande sera ensuite transmise à l’assistante coordinatrice ayant en charge la planification des unités mobiles puis à la gestionnaire administrative adhérents, afin d’ établir une facture complémentaire qui leur parviendra ultérieurement.

Comment modifier une date de passage de car confirmée ?

Pour demander une modification de la date de passage prévue, l’adhérent doit prendre contact avec la secrétaire médicale. Celle-ci contacte l’assistante coordinatrice ayant en charge la planification des unités mobiles pour s’assurer de la faisabilité de la date de report, au niveau des plannings : médecin, chauffeurs assistants.Après validation, l’adhérent reçoit alors de la part du secrétariat médical une nouvelle confirmation écrite, avec l’envoi de nouvelles convocation.

Concernant la programmation d'une journée d'une unité mobile que nous avons payée, est-il possible pour des impératifs de dernière minute, de scinder cette journée en deux demi-journées ?

En principe non, car le tarif n'est pas le même entre une journée (380 €) et une demi- journée (320 €). Toutefois, ST-IDF peut répondre favorablement à cette demande, moyennant l'émission d'une facture supplémentaire correspondant à la différence de tarif entre la journée et la demi-journée.

Je suis employeur et certains de mes salariés ne travaillent que le samedi et le dimanche. Comment faire pour qu’ils soient suivis ?

Ils peuvent venir les autres jours de la semaine, mais vous devez leur payer leur heure de déplacement.

Lors d’un congé et/ou d’un arrêt de notre médecin du travail, y a-t-il un remplaçant pour assurer les visites médicales d’embauche et de reprise ?

Oui, selon l’accord et la disponibilité du médecin du travail qui se trouve dans le même Centre. Sinon, nous demandons, à titre exceptionnel, si un autre médecin du travail accepte
de voir les reprises en priorité dans un autre Centre.

Dispensez-vous, au sein des entreprises adhérentes, des formations en rapport avec la sécurité et les conditions de travail des salariés (ex : SST, gestes et postures, équipier de première intervention, manutentions manuelles, …) ??

Les IPRP (Intervenants en Prévention des risques professionnels) du service sont habilités à mener différents types d’actions de prévention au sein des entreprises adhérentes. Par contre, de telles formations doivent être prodiguées par des formateurs issus d’organismes agréés pour chaque domaine. Nos intervenants ne peuvent donc pas intervenir. Néanmoins, ces IPRP sont en mesure de vous aider à mettre en place des actions de sensibilisation ou de vous mettre en relation avec les organismes habilités.

Pourquoi dois-je m’acquitter d’une cotisation annuelle alors que les salariés suivis ne sont pas vus systématiquement tous les ans ?

La cotisation à un service de santé est obligatoire pour toutes les entreprises à partir du premier salarié. Le suivi de santé proposé s’inscrit dans une démarche globale de prévention adaptée, qui au-delà des visites cliniques, conduit le médecin de travail a analyser les risques professionnels auxquels sont exposés les salariés, en lien avec l’équipe pluridisciplinaire, et propose des solutions pour les supprimer ou les limiter.

Pourquoi doit-on payer chaque année la cotisation pour chaque salarié puisque la visite médicale est tous les deux ans ?

Comme l’exige le code du travail, vous devez déclarer la totalité de votre personnel et régler la cotisation chaque année  à un service de santé au travail.
La mission du service va bien au-delà des visites cliniques. Le service vous aide dans la gestion de vos risques professionnels, notamment à mettre en place des actions de prévention au cœur de votre entreprise.

La visite médicale d'embauche est-elle obligatoire pour tous les salariés (CDI, CDD, intérim...) ?

La visite médicale d’embauche est obligatoire pour tous les salariés en contrat de travail.

Pourquoi doit-on payer une cotisation supplémentaire pour une visite d’embauche puisque je n’ai pas dépassé en nombre le total de salariés
déclarés ?

Les cotisations sont dues par salarié embauché au cours de l’année (cf. statuts et règlement intérieur).

A quel moment peut-on considérer qu'une absence est excusée ou non excusée ?

Une absence « excusée » signifie que le délai entre le moment de l'annulation et la date de convocation est suffisant pour que le service puisse disposer de l'horaire de convocation ainsi libéré et le proposer à un autre adhérent. Chez ST-IDF, le délai est de 48 heures, soit deux jours calendaires à l'avance. On parle d'absence non excusée ou hors délais, lorsque le service a été prévenu trop tard. Le temps médical bloqué par le rendez-vous a donc été perdu (délai de 48 heures non respecté) au détriment d'un autre salarié. Une absence non excusée, donc un rendez-vous non honoré par un salarié, entraîne automatiquement une facturation, selon l'article 15 du règlement intérieur des adhérents (soit 50% du montant de la cotisation annuelle par salarié).

Pourquoi doit-on payer une facture d’absence non excusée puisque j’ai déjà réglé pour la visite médicale ?

Notre Conseil d’Administration du 20 Novembre 2008 a décidé de facturer depuis le 1er janvier 2009 les rendez-vous non honorés par vos salariés.
Les convocations vous sont envoyées au moins 15 jours à l’avance, soit un délai suffisant pour vous permettre de faire modifier ou d’annuler les rendez-vous proposés s’ils ne vous conviennent pas (cf. statuts et règlement intérieur).

Pourquoi l’entreprise reçoit-elle une facture concernant « une absence non excusée » ?

Le rendez-vous n’a pas été annulé 48 heures à l’avance auprès de votre centre de rattachement. L’absence a été validée par l’assistante médicale qui suit votre dossier.

Pourquoi le montant des forfaits par salarié est-il élevé ?

Ce n’est pas seulement la visite médicale. Nous mettons à la disposition des entreprises adhérentes une équipe pluridisciplinaire composée d’un ingénieur hygiène sécurité environnement, un ergonome, une assistante sociale et une psychologue du travail (Diagnostic ou 1er rendez vous).

J’ai un stagiaire dans mon entreprise, doit-on le déclarer pour la visite médicale ?

Non car le stagiaire n’a pas de contrat de travail avec l’entreprise

J’ai embauché un salarié pour le remplacement de l’un de mes collaborateurs  parti de mon entreprise qui n’a pas effectué sa visite médicale, doit-on régler quand même une cotisation supplémentaire ?

Comme l’exige le code du travail, vous devez déclarer votre salarié. Les cotisations sont dues par salarié embauché au cours de l’année.

Je suis gérant d’une société, dois-je m’inscrire à un service de santé au travail pour effectuer la visite médicale ?

Oui si gérant salarié
Non si gérant non salarié.

Doit-on déclarer un salarié même s’il travaille une heure par semaine ?

Comme l’exige le code du travail, vous devez déclarer votre salarié en contrat de travail dans un service de santé au travail.

Lorsque nous demandons un rendez-vous pour un salarié non inscrit sur la liste déclarative en début d'année, devons nous confirmer cette demande par un écrit ?

Oui, en vue d'une traçabilité, et afin d'éviter toute erreur de pointage engendrant une facturation supplémentaire.

Qu’est-ce qu’une surveillance médicale simple ?

Un salarié est considéré en surveillance médicale simple, dès l’instant qu’il n’est pas exposé à un risque qui justifie une surveillance médicale renforcée. La surveillance médicale simple est définie par l’article R.4624-16 du code du travail : «Chaque salarié bénéficie d’examens médicaux périodiques, au moins tous les 24 mois, en vue de s’assurer du maintien de son aptitude au poste de  travail occupé. Le premier de ces examens a lieu dans les 24 mois qui suivent l’examen d’embauche, prévu à l’article R.241-48»

Qu’est-ce qu’une surveillance médicale renforcée ? et pourquoi ce forfait est-il plus cher ?

Certains travaux, définis par l’article L. 4111-6 du code du travail (ancien article L. 231-2) et les décrets spéciaux pris en application, imposent une surveillance médicale renforcée (CF Article R. 4624-17 du code du travail). La surveillance médicale renforcée entraîne un suivi particulier des salariés concernés (1 visite clinique par an ou 2 ou plus selon les cas).

Quel est le rôle de la secrétaire médicale ? 

La secrétaire médicale en santé travail assiste les membres de l'équipe locale de santé au travail : médecin, infirmière ou assistante technique dans l'ensemble de ses fonctions dans le cadre du centre médical d'affectation.
Elle exerce une activité très variée et distincte avec pour tâches principales :

- La prise de contact avec les adhérents, qu'elle renseigne et oriente, en cas de besoin, vers le service adhésion
- La prise des rendez-vous, l' accueil physique et téléphonique, les convocations
- Le travail d'assistance du médecin pendant le temps clinique, la préparation du cabinet médical, l'accueil et l' échange avec les salariés, la mise à jour de la partie administrative du dossier médical, la réalisation des examens complémentaires internes
- La gestion des plannings des médecins
- Les activités extra-cliniques, traitement des adhésions, renouvellement des adhésions, mise à jour des listes déclaratives, tenue à jour de la périodicité des visites, gestion du courrier...)
- La participation à la vie du service (réunions, projet de service, groupe de travail, relais d'informations...)

Ce métier en évolution et en pleine mutation depuis plusieurs années, est impacté par l'évolution technologique (bureautique) mais aussi par les réorganisations des services médicaux (gouvernance). Il est train de changer de nature, passant du binôme secrétaire médicale/médecin à celui d'un pool de secrétariat au service de l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire

Mon médecin du travail m'a proposé les services de votre ergonome et/ou votre ingénieur sécurité environnement. Quel en sera le coût ?

L'ergonome, l'ingénieur sécurité environnement, de même que toute notre équipe pluridisciplinaire, intervient dans votre entreprise, toujours sur demande du médecin du travail. Le coût de ces interventions dans votre entreprise est couvert par le paiement de votre cotisation annuelle.

Au-delà des visites médicales, pour toute action relevant de l'analyse des risques professionnels, qui contacter ?

Le médecin du travail qui assure le suivi Santé Travail dans votre entreprise est votre interlocuteur privilégié, prescripteur de l'équipe pluridisciplinaire.

Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) / URSSAF

J'ai fait ma déclaration préalable à l'embauche sur le site de l'URSSAF.
L'URSSAF informe t-elle Santé au Travail en Ile de France (STIDF) de ma DPAE ?


NON. L'URSSAF n'informe pas notre service de Santé au Travail de votre DPAE.Il n'y a pas de lien direct entre l'URSSAF et le service.

Vous devez en parallèle :
. Si vous êtes adhérent, contacter votre centre de rattachement pour prendre un rendez-vous
. Si vous n'êtes pas adhérent, contacter le service pour une adhésion éventuelle par mail
 (Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.) ou par tél. (01.42.15.04.08)

Pourquoi mon salarié est-il vu par un infirmier en santé au travail ?

Diplômé d'Etat, il a suivi une formation en santé au travail. Les missions de l'infirmier du travail sont exclusivement préventives, à l'exception des situations d'urgence.
Il participe à la surveillance de la santé des salariés, organise des actions de prévention, contribue aux études de postes et mène des entretiens infirmiers selon les protocoles établis par le médecin du travail